Licence Windows et Office en entreprise : facture, TVA, légalité

Oui, une société, une association ou un auto-entrepreneur peut acheter une licence Windows ou Office chez un revendeur français et l’utiliser pour son activité : la TVA figurant sur la facture est récupérable si l’entreprise est assujettie et redevable de la TVA, elle ne l’est pas en franchise en base. Chez ma-cle.fr, chaque commande donne lieu à une facture française avec TVA détaillée, émise par la société MA-CLE (SASU, Toulouse, SIRET 88192077100014) et envoyée avec la clé en moins de 5 minutes. Une licence Microsoft Office 2024 Pro Plus coûte 24,90 € pour un poste et 49,90 € pour cinq postes, soit 9,98 € par poste, à vie. La revente de licences logicielles d’occasion est légale dans l’Union européenne en Europe.

Sommaire

• 1. Acheter chez un revendeur
• 2. La facture de l’entreprise
• 3. Récupérer la TVA
• 4. Comptabiliser la licence
• 5. Nombre de postes et prix
• 6. En cas de contrôle
• 7. Facturation électronique 2026
• 8. Le cas de l’auto-entrepreneur
• Comment ça marche
• Pourquoi ma-cle.fr
• Avis clients
• Questions fréquentes
• Sources
• Articles connexes

1. Une entreprise peut-elle acheter une licence Office chez un revendeur ?

Oui, et c’est le cas le plus courant pour les TPE, les PME et les indépendants qui n’ont pas de contrat en volume avec Microsoft.

L’usage commercial dépend de l’édition, pas du magasin. Les éditions Professionnel Plus sont celles destinées aux postes de travail professionnels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et Access, en achat unique. Les éditions Famille et Étudiant visent un usage domestique et n’incluent ni Outlook, ni Access.

Le droit d’acheter ailleurs ne dépend pas de votre forme juridique

Ce que vous achetez chez ma-cle.fr est une licence Microsoft authentique, activable sur les serveurs Microsoft, avec garantie d’activation. Pour choisir l’édition selon la taille du parc, voyez notre page Office 2024.

2. Quelle facture reçoit une entreprise qui achète une licence Office ?

Une facture française au nom de votre entreprise, avec le montant hors taxes, le taux et le montant de TVA, émise par la société MA-CLE. C’est ce document qui rend l’achat opposable à votre comptable et à un contrôleur.

Entre professionnels, service-public.gouv.fr impose notamment :

• identité du vendeur : dénomination, forme juridique, siège, numéro SIREN ;
• numéro de facture unique et chronologique, dates d’émission et d’opération ;
• coordonnées de l’acheteur, désignation et quantité, prix unitaire hors taxes ;
• taux et montant de TVA, totaux hors taxes et à payer, numéros de TVA intracommunautaire ;
• échéance, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

En pratique : renseignez raison sociale, adresse de facturation, SIREN et numéro de TVA dès la commande. La facture part par e-mail avec la clé, en moins de 5 minutes, 24h/24, et reste téléchargeable dans votre espace client. Notre support en français, 7j/7, la réédite au besoin.

3. La TVA d’une licence Office achetée par une entreprise est-elle récupérable ?

Oui : si vous êtes assujetti et redevable de la TVA et que la licence sert à votre activité taxée, la TVA figurant sur la facture est déductible, comme pour tout achat professionnel. Trois conditions doivent être réunies.

1. Être assujetti et redevable de la TVA. En franchise en base, aucune récupération n’est possible.
2. Détenir la facture d’origine au nom de l’entreprise, mentionnant distinctement le taux et le montant de TVA.
3. Affecter le bien à l’activité. Une suite bureautique installée sur un poste de travail remplit cette condition sans discussion.

Au taux normal de 20 %, Office 2024 Pro Plus 5 PC à 49,90 € TTC représente 41,58 € hors taxes et 8,32 € de TVA déductible, soit 8,32 € hors taxes par poste, à vie. Pour un poste seul, la licence à 24,90 € TTC revient à 20,75 € hors taxes.

4. Comment comptabiliser une licence Windows ou Office achetée 24,90 € ?

En charge de l’exercice, dans la quasi-totalité des cas : le montant reste très inférieur au seuil de faible valeur au-delà duquel un logiciel s’immobilise. Un achat de 24,90 € ne justifie ni fiche d’immobilisation, ni plan d’amortissement.

• Charge immédiate : la dépense est déduite du résultat de l’exercice au cours duquel elle est engagée.
• Immobilisation incorporelle : inscription en compte 205 « Concessions et droits similaires, brevets, licences », puis amortissement. Cela vise les progiciels de gestion.

Le seuil de faible valeur couramment retenu est de 500 € hors taxes par bien : la licence la plus chère de cette page est à 49,90 € TTC. Votre expert-comptable arbitre le compte exact.

Régimes micro-BIC et micro-BNC : vous ne déduisez pas vos charges réelles, l’abattement forfaitaire en tient lieu. La facture reste utile, elle prouve que la licence vous appartient.

5. Combien de postes couvrir, et à quel prix par poste ?

Une licence égale un poste : pour cinq ordinateurs, le lot Office 2024 Pro Plus 5 PC revient à 49,90 €, soit 9,98 € par poste, à vie.

• La licence s’attache à la machine, pas à la personne : un salarié équipé d’un fixe et d’un portable consomme deux licences.
• Un lot 5 PC, c’est une commande, une facture, une écriture et cinq activations.

Le calendrier Microsoft pèse aussi : Office 2021 arrive en fin de support le 13 octobre 2026, alors qu’Office LTSC 2024, dont relève l’édition Professionnel Plus, est pris en charge jusqu’au 9 octobre 2029.

Microsoft affiche sur sa page de comparaison des offres, consultée le 14 septembre 2026, Microsoft 365 Personnel à 99 € par an et Office Famille 2024 à 149 € en achat unique. Office 2024 Pro Plus à 24,90 €, payé une seule fois, équivaut à trois mois de cet abonnement.

6. Que devez-vous pouvoir présenter en cas de contrôle de licences ?

Trois pièces suffisent : la facture d’achat, la clé de produit et l’écran d’activation du poste montrant que Windows ou Office est activé sur les serveurs Microsoft. Ce triptyque prouve un titre acquis à titre onéreux, à une date certaine.

Tenez un tableau de suivi : machine et numéro de série, produit et édition, clé utilisée, date d’activation, numéro de facture.

Conservez les factures dix ans avec vos autres pièces comptables, comme l’impose le code de commerce. Un éditeur qui conteste une installation s’adresse à l’entreprise utilisatrice, pas au revendeur : la facture démontre l’achat et sa date, la clé le titre, et l’activation confirme que la licence est reconnue par les serveurs Microsoft. Si une clé était refusée lors d’une réinstallation, la garantie d’activation s’applique, comme l’explique notre guide clé Windows refusée, que faire.

7. Facturation électronique : ce qui change depuis le 1er septembre 2026

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, y compris celles en franchise en base. Cette obligation s’impose donc à l’acheteur d’une licence logicielle.

Pour l’émission, le calendrier publié par service-public.gouv.fr est le suivant :

• 1er septembre 2026 : grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er septembre 2027 : PME et microentreprises.

Pour l’acheteur, l’exigence porte surtout sur la qualité des données : sans raison sociale exacte, adresse du siège et SIREN, la facture ne se rattache pas au bon dossier.

8. Auto-entrepreneur : ce que change la franchise en base de TVA

En franchise en base, vous ne facturez pas la TVA et vous ne la récupérez pas : une licence Office 2024 Pro Plus vous coûte 24,90 €, son prix TTC. C’est la seule différence avec une société assujettie.

• Vos propres factures portent la mention « TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts ». Celles que vous recevez comportent bien la TVA, un coût pour vous.
• La facture reste indispensable : preuve de propriété, justificatif en cas de contrôle, date d’acquisition.
• L’obligation de réception des factures électroniques du 1er septembre 2026 vous concerne aussi.
• Si vous sortez de la franchise, commandez avec votre numéro de TVA pour récupérer la taxe ensuite.

Pour un poste unique, le pack Windows 11 Pro + Office 2024 Pro Plus à 27,90 € équipe un PC neuf sur une seule facture ; notre page pack Office détaille les combinaisons. Windows 10 a atteint sa fin de support le 14 octobre 2025 selon Microsoft, et ne reçoit plus de mises à jour de sécurité.

Comment ça marche

1. Vous commandez en 2 minutes en saisissant raison sociale, adresse de facturation, SIREN et numéro de TVA.
2. Vous recevez la clé par e-mail en moins de 5 minutes, 24h/24, avec le lien de téléchargement officiel.
3. Vous activez le poste en saisissant la clé : l’activation se fait sur les serveurs Microsoft, avec garantie d’activation.
4. Vous archivez la facture reçue par e-mail, puis vous la transmettez à votre comptable. Le support français répond 7j/7.

Code promo BIENVENUE10 : 10 % sur votre première commande, sans minimum.

Ce que disent nos clients

Note de 4,9/5 sur plus de 1 750 avis vérifiés, à retrouver sur notre page avis.

« Cinq postes équipés pour mon cabinet, une seule facture avec le SIREN et la TVA. Mon comptable n’a rien eu à redemander. » — Sophie B., experte-comptable

« Auto-entrepreneur, je voulais un justificatif sérieux. La facture est arrivée avec la clé, au nom de mon entreprise. » — Karim L., consultant

« Commande un dimanche soir, clé et facture reçues immédiatement. » — Nicolas R., gérant de TPE

Questions fréquentes

Une auto-entreprise peut-elle acheter une licence Office avec une facture à son nom ?

Oui. Indiquez la dénomination de votre entreprise individuelle, l’adresse de l’activité et votre SIREN à la commande : la facture est alors établie au nom de l’entreprise et vaut justificatif comptable et preuve de propriété.

La TVA d’une licence Office achetée pour une entreprise est-elle récupérable ?

Seulement si votre entreprise est assujettie et redevable de la TVA, si la facture est à son nom et mentionne le taux et le montant de TVA, et si la licence sert à l’activité. En franchise en base, elle ne l’est pas. Au taux de 20 %, Office 2024 Pro Plus 5 PC à 49,90 € TTC représente 8,32 € de TVA déductible.

Faut-il une licence par poste ou une licence par salarié ?

Une licence par poste : elle s’attache à l’ordinateur sur lequel le logiciel est activé, pas à la personne. Un salarié équipé d’un fixe et d’un portable a donc besoin de deux licences.

Faut-il immobiliser une licence Office achetée 24,90 € ?

Non, en pratique elle passe directement en charge de l’exercice. Le seuil de faible valeur couramment retenu est de 500 € hors taxes par bien, très au-dessus d’une licence à quelques dizaines d’euros.

Que faut-il pouvoir présenter en cas de contrôle de licences ?

La facture d’achat, la clé de produit et la preuve d’activation du poste sur les serveurs Microsoft. Conservez les factures dix ans et tenez un tableau associant chaque machine à sa clé et à son numéro de facture.

Sources

• Microsoft, cycle de vie d’Office LTSC 2024, consulté le 14 septembre 2026.
• Microsoft, cycle de vie d’Office LTSC 2021 et d’Office 2021, consultés le 14 septembre 2026.
• Microsoft, cycle de vie de Windows 10, consulté le 14 septembre 2026.
• service-public.gouv.fr, mentions obligatoires d’une facture, consulté le 14 septembre 2026.
• service-public.gouv.fr, facturation électronique obligatoire, consulté le 14 septembre 2026.

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Mis à jour le 14 septembre 2026.

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